Cas d'usage - Archivage et accès documentaire avec Document Access for SAP
Contexte / Problématique
Un groupe de distribution utilisait SAP pour ses processus achats et comptabilité. Les pièces justificatives (factures, bons de commande, contrats, bons de livraison) étaient dispersées : classeurs papiers, dossiers partagés, emails. Cette situation entraînait des pertes de temps considérables et un risque élevé en cas d’audit.
Solution
Mise en œuvre de OpenText Document Access for SAP, permettant l’archivage électronique centralisé et l’accès direct aux documents depuis les transactions SAP. Chaque pièce justificative est automatiquement liée aux écritures comptables, aux commandes ou aux réceptions associées.
Résultats
L’adoption de la solution OpenText Document Access for SAP a généré des bénéfices opérationnels majeurs. Une réduction spectaculaire de 70 % du temps de recherche de documents a été immédiatement observée, permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Parallèlement, le système a garanti une conformité renforcée grâce à un archivage centralisé, sécurisé et entièrement traçable. L’impact sur les processus financiers a été notable : tous les documents étant disponibles en un clic directement depuis SAP, la simplification des audits et des clôtures comptables a été spectaculaire. Enfin, l’élimination de la gestion papier et la suppression des doublons ont permis d’atteindre une diminution significative et durable des coûts opérationnels.