Cas d'usage - Gestion contractuelle avec OpenText Extended ECM (xECM)
Contexte / Problématique
Une entreprise de services gère plusieurs centaines de contrats clients et fournisseurs. Les documents contractuels sont éparpillés entre services juridiques, achats et finances. Résultat : manque de visibilité sur les échéances, risques juridiques, renouvellements oubliés.
Solution
Déploiement d’OpenText Extended ECM (xECM) pour centraliser l’ensemble des contrats dans un espace unique relié à SAP. Workflows d’approbation, versioning et alertes automatiques assurent un suivi complet du cycle de vie contractuel.
Résultats
Le résultat le plus immédiat a été l’obtention d’une visibilité complète à 100 % sur toutes les échéances contractuelles, éliminant les mauvaises surprises. Parallèlement, l’efficacité a été considérablement améliorée, se traduisant par une réduction de 40 % des délais de validation et de signature des contrats.
De plus, le système assure une traçabilité complète, garantissant une meilleure gouvernance documentaire et le respect des procédures internes. Enfin, cette maîtrise globale du processus a conduit à une réduction significative des risques de non-conformité et des litiges associés.